INFORMATOR   INWENTARYZATORÓW   MUZEALNYCH
nr 2.

Sprawozdanie
z II Ogólnopolskiego Zjazdu Głównych Inwentaryzatorów
Nieborów, 22-23 listopada 2001

W dniach 22-23 listopada w Muzeum w Nieborowie i Arkadii odbył się II Ogólnopolski Zjazd Głównych Inwentaryzatorów w którym wzięli udział pracownicy działów inwentarzy muzeów z terenu całej Polski oraz zaproszeni goście pełniący rolę ekspertów. Byli to:
Krystyna Łubieńska - Zamek Królewski w Warszawie,
Natalia Ładyka - Zamek Królewski w Warszawie,
Elżbieta Kotkowska - Muzeum Narodowe we Wrocławiu,
Alina Stefańska - Muzeum Okręgowe w Toruniu,
Ewa Siwczak - Muzeum Warmii i Mazur,
Jolanta Ścibior - Muzeum Lubelskie w Lublinie,
Krystyna Suchanecka - Muzeum Mazowieckie w Płocku,
Danuta Frankowska - Muzeum Śląskie w Katowicach,
Jolanta Łukaszonek - Muzeum Okręgowe Ziemi Kaliskiej,
Jolanta Kozimor - Muzeum Wojska Polskiego,
Magdalena Holz - Muzeum Zamkowe w Malborku,
Tomasz Zaucha - Muzeum Narodowe w Krakowie,
Jerzy Nowakowski - Muzeum Narodowe w Poznaniu,
Józef Olejniczak - Muzeum Stanisława Staszica w Pile,
Artur Górski - "Maklerzy Ubezpieczeniowi Konsorcjum" sp. z o.o.,
Romuald Nowak - Przewodniczący Komisji Muzeów przy Zarządzie Głównym SHS,
Antoni Sosnowski - radca prawny Muzeum Narodowego w Warszawie,
Halina Słomka - autorka programu muzealnego "Mona",
Lidia Karecka - Muzeum Narodowe w Warszawie,
Aneta Kołodziejczuk - Muzeum Narodowe w Warszawie,
Roman Olkowski - Muzeum Narodowe w Warszawie.


Obrady rozpoczęła Lidia Karecka witając serdecznie uczestników spotkania i zapoznając z programem konferencji.

Pierwszym problemem jaki został poruszony w czasie zjazdu była próba ujednolicenia treści umów wypożyczenia dóbr kultury. Z powodu ograniczeń czasowych zdołano omówić jedynie dwa typy umów, które uczestnicy zgodnie uznali za najważniejsze i najczęściej używane.

Pierwsza z nich to Umowa Użyczenia na wystawę. Porównując teksty umów przywiezionych przez uczestników podjęto próbę stworzenia wzorcowego tekstu, który obowiązywałby w polskich muzeach.

Ciekawe rozwiązanie zaproponowała Elżbieta Kotkowska. Stosuje ona umowę wypożyczenia podzieloną na tematyczne elementy, które w zależności od potrzeb można dowolnie zestawiać ze sobą.

Tomasz Zaucha przedstawił wzór dobrze sformułowanej i szczegółowej umowy, również skonstruowanej na zasadzie wyodrębnienia bloków tematycznych, zatytułowanych odpowiednio: cel wypożyczenia, termin wypożyczenia, wydanie obiektów, warunki transportu, przechowywania i eksponowania, ubezpieczenie, wynagrodzenie, prawa autorskie i inne, odpowiedzialność, inne postanowienia. Umowa ta zawiera też załączniki określające ogólne warunki transportu, przechowywania i ekspozycji, wykaz obiektów i opis stanu zachowania.

W Muzeum Narodowym w Warszawie wszelkie informacje określające wypożyczenie oraz warunki stawiane przez muzeum zostały wypunktowane w paragrafach, ale szczególnie wyróżniony został problem dotyczący warunków przechowywania i sposobu przemieszczania dóbr kultury. Jest to bardzo szczegółowa instrukcja opracowana przez głównego konserwatora, będąca załącznikiem do umowy użyczenia. Ten wyjątkowy nacisk położony został z tego względu, że bardzo często zdarzało się iż osoby wypożyczające eksponaty przyjeżdżały samochodami nieprzystosowanymi do przewozu dzieł sztuki, nie posiadającymi odpowiednich zabezpieczeń lub też przywoziły nieodpowiednie materiały do pakowania.

Jolanta Kozimor wysunęła postulat o zawarciu w umowie użyczenia punktu określającego termin zwrotu dóbr kultury. Pan mecenas Sosnkowski zwrócił uwagę, że byłoby to kłopotliwe gdyż terminy wystaw bardzo często ulegają przesunięciu - przedłużają się lub opóźniają i w takiej sytuacji należałoby tworzyć aneksy do umów. Wystarczające jest, że terminy zwrotu zawiera protokół tworzony w momencie faktycznego wypożyczenia dóbr kultury.

Padło również pytanie dotyczące zasadności zawarcia w tekście umowy spraw towarzyszących użyczeniu np.: konieczności konwojów lub płatnej konserwacji. Po dyskusji obecni doszli do wniosku, że nie ponieważ nietypowych wypożyczeń - wymagających dodatkowych ustaleń - w skali roku jest z reguły mało więc bardziej praktyczne staje się stworzenie załącznika do umowy regulującego określoną sytuację.

Przy okazji omawiania tekstu Umowy Przechowania (depozytowej) padło pytanie: jak często powinno się potwierdzać depozyty w innych muzeach? Jeśli zawarta jest umowa depozytowa z daną instytucją to termin wymieniony w niej jest obowiązujący i na ten okres strona biorąca obiekt na przechowanie bierze na siebie odpowiedzialność za niego. Klauzula mówiąca o tym, że każdy fakt zaginięcia bądź zniszczenia eksponatu czyli o zmianie stanu ilościowego należy bezzwłocznie zgłosić stronie użyczającej, powinna być dla nas wystarczającą gwarancją i potwierdzeniem.

Mecenas Sosnkowski zwrócił uwagę na niezwykle ważną rzecz dotyczącą wszelkich umów. Otóż umowę powinna podpisywać osoba wymieniona jako strona. W wypadku zmiany reprezentanta należy nanieść poprawki w treści umowy gdyż podpisywanie się z upoważnienia nie jest w świetle prawa ważne.

Obecny na zjeździe pan Artur Górski, broker reprezentujący firmę "Maklerzy Ubezpieczeniowi Konsorcjum" sp. z o.o., pokrótce streścił zebranym opracowanie zatytułowane "Ubezpieczenie dzieł sztuki", które zostało przygotowane przez niego i panią Monikę Olczak specjalnie na Zjazd Inwentaryzatorów w Wojnowicach. Podkreślił przede wszystkim komfort korzystania z usług brokera. Jest on osobą, która będąc doradcą i łącznikiem między muzeum a ubezpieczycielem przejmuje na siebie wszystkie obowiązki związane z przygotowaniem i prowadzeniem programu ubezpieczeniowego. Broker dokonuje wyboru najlepszego ubezpieczyciela, wskazuje najkorzystniejsze warunki ubezpieczenia i komentuje umowę ubezpieczenia. Na zakończenie zaznaczył niezwykle ważny fakt dla muzeów borykających się z kłopotami finansowymi, iż wszystkie usługi brokerskie są świadczone bezpłatnie, wynagrodzeniem brokera jest bowiem prowizja uzyskiwana od zakładu ubezpieczeń.

- - -

W czasie drugiego dnia zjazdu przedstawiono realizację Rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki o ewidencji dóbr kultury w muzeach z dnia 26 sierpnia 1997 roku na przykładzie Muzeum Narodowego w Warszawie. Była to kontynuacja tematu, którego omawianie rozpoczęto na I Zjeździe w Wojnowicach. Pan Piotr Świda zapoznał wówczas uczestników ze swoim opracowaniem "Ewidencjonowanie i obrót dobrami kultury w muzeach na przykładzie Muzeum Łowiectwa i Jeździectwa".

Treść rozporządzenia dotyczącego ewidencjonowania dóbr kultury budzi bardzo wiele emocji wśród inwentaryzatorów. Wiele zapisów z tego rozporządzenia w konfrontacji z codzienną pracą inwentaryzatorską okazuje się być niemożliwymi do zastosowania. Po dokładnym przestudiowaniu i przedyskutowaniu kolejnych paragrafów tego rozporządzenia zostały wypunktowane poprawki, naniesienie których w opinii uczestników spotkania jest konieczne.

Komentarz do § 1 punkt 2 - należy wymienić protokół jako piąty sposób ewidencjonowania przedmiotów przyjętych czasowo do muzeum.

Komentarz do § 1 punkt 3 - należy zlikwidować zapis o tym, że "karta ewidencyjna jest drukiem ścisłego zarachowania".

W § 3 punkt 4 wątpliwości wzbudził zapis o tym, że: "Koniecznych poprawek dokonuje się czerwonym atramentem i potwierdza podpisem upoważnionej osoby." Stwierdzono, że określenie "upoważniona osoba" jest nieprecyzyjne i powinno się dopisać, że osoby które mogą nanosić poprawki upoważnia dyrektor danego muzeum.

Komentarz do § 3 punkt 6 - w muzeach posiadających duże zbiory przeprowadzanie skontrów co 5 lat jest bardzo trudne i mimo, że po skierowaniu wniosku do "podmiotów o których mowa w art.5 ust.1 ustawy o muzeach" dopuszcza się przedłużenie tego okresu do 10 lat, doświadczenia naszych kolegów pokazują, że nie jest to takie proste. Osoby, które zwróciły się z taką prośbą uzyskały decyzje odmowne.

Komentarz do § 4 punkt 2 - wiele osób ma problem z inwentaryzacją rzeczy nie będących dobrami kultury. Stwierdzenie, że "przedmioty takie ewidencjonuje się na zasadach ogólnych" nie wyjaśnia precyzyjnie sposobu postępowania. W Muzeum Narodowym w Warszawie rozwiązano ten problem tworząc wewnętrzne zarządzenie w sprawie zasad i sposobu ewidencjonowania dóbr kultury i przedmiotów. W § 4 tego zarządzenia zatytułowanym "Inne rodzaje ewidencji" znajduje się następujący zapis: "Wszelkie przedmioty, stanowiące własność Muzeum, a nie będące dobrami kultury w rozumieniu art. 2 ustawy z dn. 15 lutego 1962 r. o ochronie dóbr kultury (Dz. U. Nr 10, poz. 48 z późn. zm. ), tj. nie mające znaczenia dla dziedzictwa i rozwoju kulturalnego ze względu na ich wartość historyczną, naukową lub artystyczną wpisuje się do księgi prowadzonej przez Dział Inwentarzy i noszącej tytuł Księga Pomocnicza. Są to w szczególności współczesne kopie zabytków rzemiosła artystycznego, rzeźby, malarstwa i grafiki wchodzące w skład wyposażenia wnętrz pałacowych lub służące celom wystawienniczy, jak też i formy odlewnicze powstałe w Zbiorach Sztuki Starożytnej i Rzeźby, bądź też przedmioty nie zakwalifikowane przez Dyrektora - ze względu na specyfikę danej dyscypliny do wpisu do inwentarza muzealiów."

Odpowiednio w zależności od specyfiki zbiorów danej kolekcji posiadają one Księgi Materiałów Studyjnych gdzie wpisuje się przedmioty służące do celów porównawczych, do prób laboratoryjnych, badań dokumentacji stanowisk archeologicznych oraz ćwiczeń dydaktycznych; Księgi Ewidencyjne do których wpisywane są fragmenty przedmiotów i destrukty a także Księgi Dokumentacji zawierające w szczególności: fotografie artystów lub ich dzieł, reprodukcje dóbr kultury, kalendarze, wszelkie druki dokumentujące twórczość artysty, afisze dokumentacyjne, unikatowe katalogi, ozdobne blankiety i inne druki okolicznościowe dokumentujące wydarzenia artystyczne.

Komentarz do § 4 punkt 3 - uczestnicy zjazdu wnioskowali o zwiększenie okresu w ciągu, którego należy wpisać nabyte dobro kultury do księgi inwentarzowej z 30 dni do 60, gdyż w przypadku dużych zbiorów opracowanie ich w ciągu miesiąca jest czasami niemożliwe, a także o uściślenie zwrotu "od dnia objęcia w posiadanie" przez dodanie "objęcia w faktyczne posiadanie" lub dokładne sprecyzowanie w jaki sposób muzeum może wejść w posiadanie dobra kultury, np.: przez zakup , dar i inne.

Komentarz do § 5 punkt 3 - punkt ten dotyczący sposobu zapisu w księdze inwentarzowej zespołów przedmiotów stanowiących integralną całość jest zbyt ogólnikowy i nie uwzględnia wszystkich przypadków. Dokładne omówienie tego problemu przesunięto na kolejne spotkanie inwentaryzatorów i wtedy to przy okazji dyskusji o sposobach przeprowadzania skontrum zostaną przytoczone wszelkie nietypowe przykłady zapisów przedmiotów.

Komentarz do § 6 punkt 2 - w punkcie tym pominięto opis sposobu oznakowania depozytów przechowywanych w muzeum wymieniając jedynie muzealia.

Komentarz do § 7 punkt 1 - w punkcie tym należy pozostawić zapis o danych identyfikacyjnych określonych w § 3 ust.1, informacji o miejscu przechowywania, wartości obiektu w dniu sporządzenia kart i dokumentacji wizualnej. Pozostałe elementy uznano za zbędne.

Punkt 2 § 8 należy ujednolicić z § 3 Zarządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 9 września 1997 r. w sprawie warunków przenoszenia muzealiów, biorąc pod uwagę, że protokół powinien zawierać:
- datę i miejsce sporządzenia protokołu
- nazwę i adres stron oraz imiona i nazwiska upoważnionych przedstawicieli
- określenie przyczyny przeniesienia
- dokładny opis przenoszonych muzealiów
- sygnaturę inwentarzową
- wartość rynkową muzealiów w dniu przenoszenia
- termin wypożyczenia i zwrotu
- aktualny konserwatorski opis stanu zachowania

W § 9 punkt 1 należy dodać zniszczenie muzealium jako powód wykreślenia z inwentarza. Z wnioskiem o nowy kształt zarządzenia zwróci się do Ministra Kultury reprezentant grupy głównych inwentaryzatorów w kontaktach zewnętrznych, Przewodniczący Komisji Muzeów przy Zarządzie Głównym SHS, pan Romuald Nowak.

Kolejnym punktem obrad była prezentacja przez panią Halinę Słomkę wykorzystania możliwości programu muzealnego "Mona", używanego w Muzeum Narodowym w Warszawie do realizacji rozporządzenia o ewidencjonowaniu dóbr kultury w muzeach. Przedstawiła ona teoretycznie i praktycznie funkcje poszczególnych modułów systemu.

Po wprowadzeniu do komputera wszystkich danych, opisanych w paragrafie 3, w punkcie 1 rozporządzenia, można otrzymać wydruki wykazów obiektów do protokołów i umów, rejestrujących przyjęcie dóbr kultury do zbiorów muzeum na własność lub też czasowo. Następnie korzystając z wprowadzonej wcześniej informacji o obiekcie można wydrukować karty ewidencyjne, magazynowe i naukowe, karty i koperty dla dokumentacji fotograficznej, rejestry nadanych numerów ewidencyjnych, inwentarz muzealny. Dzięki temu oszczędzamy czas eliminując przepisywanie tych samych danych ręcznie lub na maszynie przez kilka osób, co może być przyczyną błędów.

Każdy z uczestników spotkania otrzymał 1 stronę rejestru nadanych numerów ewidencyjnych oraz wzory trzech rodzajów kart ewidencyjnych jakie są aktualnie używane w MNW.

Dane identyfikacyjne, które w miarę upływu czasu ulegają zmianie i sprecyzowaniu przez pracowników merytorycznych, modyfikujemy również w bazie komputerowej.

Z danych wprowadzonych przy okazji tworzenia dokumentacji ewidencyjnej korzystamy w późniejszej pracy. Funkcja -raporty- pozwala nam uzyskać pełną informację na temat historii, zmian lokalizacji wybranego obiektu. Po wprowadzenia kryteriów związanych z danymi dotyczącymi poza muzealnego ruchu obiektów, otrzymujemy wykaz obiektów wydawanych i przyjmowanych do muzeum, obiekty nie zwrócone, realizację określonego protokołu, wykaz wystaw z udziałem obiektów z muzeum. Możemy też sporządzać wszelkie statystyki okresowe i przeprowadzać skontra komputerowe.

Program ten spotkał się z dużym zainteresowaniem uczestników zjazdu. Docenili oni szybki i łatwy dostęp do wszelkich informacji związanych z obiektami. Podkreślali jednak, że trudna sytuacja finansowa w jakiej obecnie znalazło się większość muzeów uniemożliwia im w najbliższym czasie skomputeryzowanie pracy działów inwentarzy.

- - -

W końcowej części obrad Natalia Ładyka rozdała zebranym krótką notatkę informującą o możliwości umieszczania w internecie komunikatów i sprawozdań ze zjazdów inwentaryzatorów oraz bieżących wiadomości. Twórca strony internetowej www.zabytki.pl w dziale MUZEA umieścił INFORMATOR INWENTARYZATORÓW. Obecnie na tej stronie znajduje się tekst sprawozdania z I i II Zjazdu Głównych Inwentaryzatorów a także list pana Romualda Nowaka, Przewodniczącego Komisji Muzeów przy Zarządzie Głównym SHS, w którym informuje o przyjęciu grupy inicjatywnej Głównych Inwentaryzatorów do Stowarzyszenia Historyków Sztuki, jako podkomisji doradczej Komisji Muzeów.

Lidia Karecka zaś poinformowała zebranych o możliwości stworzenia stanowiska zastępcy głównego inwentaryzatora, powołując się na Protokół dodatkowy nr 4 z dnia 17 marca 1999 roku do Ponad zakładowego Układu Zbiorowego Pracy Dla Pracowników Państwowych Instytucji Kultury z dnia 29 kwietnia 1997 r.

- - -

Podsumowując spotkanie uczestnicy zjazdu zgodnie stwierdzili, że forum na którym inwentaryzatorzy mogą się spotkać oraz wymienić informacje i spostrzeżenia na temat problemów związanych z ich pracą i sposobów ich rozwiązywania jest niezwykle potrzebne. Niejednokrotnie jest ono jedyną szansą na bezpośredni kontakt osób borykających się z podobnymi kłopotami i mogącymi się podzielić swoim doświadczeniem. Szczególnie jest to ważne dla osób z muzeów, w których działy inwentarzy są jednoosobowe lub też dopiero wyodrębniają się ze struktury organizacyjnej.

Dlatego też podtrzymując tradycję spotkań dwa razy w roku ustalono wstępnie termin i miejsce kolejnego zjazdu i wysunięto kandydaturę Tomasza Zauchy z Muzeum Narodowego w Krakowie do pełnienia roli głównego organizatora i koordynatora tegoż zjazdu.

Jeśli chodzi o stronę formalną dalszego funkcjonowania naszej grupy podjęto decyzję o określaniu kolejnych spotkań mianem "warsztatów".

Pan mecenas Antoni Sosnkowski zadeklarował swą gotowość uczestniczenia w kolejnym spotkaniu i służeniu nam pomocą i radą w wyjaśnianiu ewentualnych wątpliwości natury prawnej tak jak to czynił na zjeździe w Nieborowie.

Była też mowa o stworzeniu loga, którym w przyszłości moglibyśmy się posługiwać. Lidia Karecka zaproponowała, że na kolejnym spotkaniu przedstawi propozycję takich emblematów i spośród nich zostanie wybrany jeden, który stanie się naszym oficjalnym znakiem rozpoznawczym.

Ustalono też, że głównymi tematami, jakie będą omawiane w czasie naszych warsztatów, będą zagadnienia dotyczące sposobów zapisu inwentarzowego, oznakowania dóbr kultury i zasad przeprowadzania skontrum.

Kolejny zjazd pokazał, jak wiele jeszcze problemów pozostało do omówienia i rozwiązania i jak ważna jest możliwość spotykania się inwentaryzatorów w celu wymiany doświadczeń i informacji.

- - -

Sprawozdanie opracowała:
Aneta Kołodziejczuk
Dział Głównego Inwentaryzatora
Muzeum Narodowe w Warszawie



Powrót do strony głównej
INFORMATORA   INWENTARYZATORÓW   MUZEALNYCH